Conservazione sostitutiva
La soluzione Conservazione Sostitutiva di neWork® è un sistema in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico, nella piena osservanza delle procedure regolamentate dalle leggi italiane.
Il sistema guida il Responsabile della Conservazione Sostitutiva nell’esecuzione delle attività che gli competono, liberandolo dall’onere di dover ricordare di fare la cosa giusta al momento giusto.
Acquisizione
Il sistema consente di acquisire documenti cartacei mediante scanner, o digitali mediante altri applicativi, email, pec, file system di rete. Oltre al documento neWork® consente di associare una serie di dati (metadati) che caratterizzano il documento in via di conservazione e che potranno poi essere utilizzati nelle funzioni di ricerca ed estrazione.
Automazione
La soluzione permette al Responsabile di definire le regole di conservazione per ogni tipo di documento. Sulla base di esse il sistema crea autonomamente i fascicoli virtuali contenenti i metadati dei documenti in conservazione e i file di chiusura.
Conservazione
Ciascun lotto viene sottoposto dapprima alla firma digitale massiva su ciascun documento, se richiesta, e successivamente alla firma digitale con marca temporale in un unico insieme (file di chiusura). Il lotto si chiude con il calcolo dell’impronta.
Qualsiasi modello di documento e/o processo è personalizzabile in base alle esigenze.
